Assistant d’agence H/F

AD HOC INTERIM a besoin de vos talents !

L’un de nos clients, spécialisé dans le secteur d’activité de l’ingénierie, études techniques, basé à Vitrolles, est à la recherche d’un Assistant d’agence H/F.

Et si c’était vous ?

Vous travaillerez dans un environnement jeune et de taille humaine, vous occuperez vos fonctions en collaboration avec le Directeur d’Agence et vous serez le référent administratif de la Direction Générale

L’assistant(e) assure au sein de l’agence l’assistanat du Directeur d’Agence, et de tous les collaborateurs de l’agence (équipe de 15 personnes à ce jour).

⏤ Vos missions 🚀 ?

Prospection :

• Veille et gestion des appels d’offres via notre système interne, support aux collaborateurs dans la mise en œuvre des dossiers AO, revues prospection et commerciale avec le directeur d’agence

Administration commerciale :

• Ouvertures affaires, Saisie prévisionnel facturation, Facturation clients avec ERP société,
• Relances clients factures impayées (en lien avec RAF),
• Commandes prestataires (fournisseurs et sous-traitants),
• Dossier clients, certificats de capacités et fiches satisfaction, MAJ CV + Base CV, Mailing prospection et autres

Secrétariat :

• Secrétariat classique (accueil, standard, courriers, classement…)
• Organisation de l’ensemble des déplacements des collaborateurs de l’agence
• Préparation des dossiers pour les réunions, Suivi des tableaux de bord de l’agence,
• Approvisionnement fournitures de bureau

Services généraux :

• Gestion des locaux agence
• Suivi et gestion du parc automobile de l’agence, Gestion des besoins informatiques avec le pôle informatique de la DG

RH :

• Accueil des nouveaux arrivants
• Gestion des EPI des collaborateurs en lien avec le pôle administratif de la DG

Communication :

• Gestion des stocks, des supports de COM agence en lien avec la chargée de communication de la DG

 

⏤ Profil recherché 👨🏻‍💻 : 

 

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